Wielu właścicieli małych firm zaczyna swoją przygodę z zarządzaniem magazynem od… dobrze znanego Excela. Na początku to świetne, tanie i elastyczne rozwiązanie. W arkuszu kalkulacyjnym można w prosty sposób stworzyć listę produktów, notować ilości, a nawet generować podstawowe zestawienia. Jednak przy rosnącej skali działalności w pewnym momencie nadchodzi moment, w którym Excel zaczyna bardziej przeszkadzać niż pomagać. Kiedy tak się dzieje i dlaczego warto rozważyć program magazynowy?
Excel na początek? Jak najbardziej!
Trzeba uczciwie powiedzieć – dla mikroprzedsiębiorstw czy sklepików z kilkunastoma produktami Excel nadal bywa wystarczający. Szczególnie jeśli:
- masz niewielką liczbę towarów,
- rzadko zmieniają się ich stany magazynowe,
- prowadzisz prostą sprzedaż bez dodatkowych rozliczeń (np. rabatów hurtowych, terminów płatności, różnych stawek VAT).
Ale gdy firma zaczyna się rozwijać, wprowadzanie wszystkich danych ręcznie przeradza się w żmudną pracę, a liczba pomyłek rośnie. I to jest sygnał, że czas na zmianę.
Kiedy Excel zaczyna być problemem?
Oto kilka typowych sytuacji, w których Excela zaczyna brakować – i które najczęściej skłaniają właścicieli małych firm do przejścia na dedykowany program magazynowy.
1. Pojawia się coraz więcej błędów
- Przypadkowe nadpisanie formuły.
- Zapomniany wpis o przyjęciu dostawy.
- Podwójne wprowadzenie tej samej faktury.
Brak automatycznych blokad i walidacji danych w Excelu sprawia, że łatwo o pomyłkę, która w dłuższej perspektywie może kosztować naprawdę sporo.
2. Nie wiesz, ile naprawdę masz na stanie
Gdy towarów robi się kilkadziesiąt albo kilkaset, zaczynają się rozbieżności. Co chwilę okazuje się, że w arkuszu widzisz jedno, a na półce zupełnie co innego. Brakuje automatycznego księgowania przyjęć i wydań magazynowych oraz rezerwacji pod zamówienia.
3. Tracisz czas na ręczne raporty
Klienci pytają o stan magazynowy? Chcesz szybko policzyć wartość zapasu albo zrobić remanent? W Excelu generowanie raportów to często godziny dodatkowej pracy, sortowania i sprawdzania formuł.
4. Wchodzisz w sprzedaż internetową
Jeśli zaczynasz sprzedawać online (np. przez Allegro, Amazon, własny sklep), synchronizacja stanów w Excelu to proszenie się o katastrofę. Każdy program magazynowy zintegrowany ze sklepem od razu aktualizuje stany, blokuje towary i eliminuje overselling.
5. Potrzebujesz dokumentów magazynowych
Faktury, WZ-ki, PZ-ki, RW, MM… Excela można zmusić do wystawienia prostego dokumentu, ale to zawsze półśrodki. Program magazynowy automatycznie generuje poprawne dokumenty i pozwala je później łatwo wyszukać.
Jakie zalety daje program magazynowy?
Przejście z Excela na nawet najprostszy program magazynowy to ogromny krok w stronę bezpieczeństwa i wygody. Taki system:
- Automatycznie rozlicza przyjęcia i wydania towaru, dzięki czemu w każdej chwili wiesz, ile czego masz na stanie.
- Prowadzi kartoteki towarów i kontrahentów, co eliminuje pomyłki w nazwach czy cenach.
- Generuje wszystkie dokumenty magazynowe i sprzedażowe zgodne z przepisami.
- Przygotowuje gotowe raporty i analizy, np. obrót magazynowy, ranking najlepiej sprzedających się produktów.
- Umożliwia integrację z e-commerce i księgowością, automatyzując całość przepływu danych.
Co ważne – programy magazynowe dla małych firm wcale nie muszą być drogie. Wiele systemów dostępnych jest w modelu abonamentowym, w którym płacisz np. kilkadziesiąt złotych miesięcznie i zawsze masz aktualną wersję zgodną z przepisami.
Program magazynowy LoMag
Jednym z najczęściej wybieranych przez małe i średnie firmy programów magazynowych jest LoMag. Dlaczego cieszy się tak dużym zainteresowaniem?
- Prosty i intuicyjny interfejs – nawet osoby, które dotąd pracowały tylko w Excelu, bez problemu odnajdują się w programie.
- Brak konieczności stałego internetu – LoMag działa lokalnie na komputerze, więc sprawdzi się tam, gdzie dostęp do sieci jest ograniczony.
- Elastyczna konfiguracja dokumentów i kartotek – można łatwo dopasować układ wydruków, wprowadzać własne pola czy opisy.
- Czytelne raporty magazynowe – umożliwia szybkie sprawdzenie stanów magazynowych, wartości zapasów czy historii operacji dla konkretnego produktu.
- Dostępna jednorazowa licencja – wiele małych firm ceni LoMag za brak comiesięcznych abonamentów.
LoMag to ciekawe rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą w prosty sposób przejść z Excela na profesjonalny system magazynowy bez inwestowania w duże, rozbudowane platformy ERP. Sprawdza się zarówno w hurtowniach, sklepach stacjonarnych, jak i w firmach produkcyjnych z podstawowym magazynem surowców.
